Interoperabel Europa: wat leveranciers van de overheid moeten weten

Het juridisch kader

Stand van zaken en de teksten

De verordening Interoperabel Europa is Verordening (EU) 2024/903 van 13 maart 2024. Ze verscheen op 22 maart 2024 in het Publicatieblad en trad in werking op 11 april 2024. Ze is van toepassing sinds 12 juli 2024. Twee onderdelen volgden later: de interoperabiliteitsbeoordeling van artikel 3, leden 1 tot 4, en de nationale bevoegde autoriteiten van artikel 17 gelden sinds 12 januari 2025 (artikel 23).

Ze werkt samen met de verordening over één digitale toegangspoort, Verordening (EU) 2018/1724 van 2 oktober 2018. Die verordening richt de toegangspoort in naar online informatie en procedures, en het technische systeem voor het "eenmaligheidsbeginsel", waarmee overheden bewijsstukken over de grenzen heen uitwisselen. Haar regels over online procedures en dat systeem (artikelen 6, 13, 14, leden 1 tot 8 en 10, en 15) gelden sinds 12 december 2023.

Wie valt eronder

De verordening Interoperabel Europa geldt voor entiteiten van de Unie en openbare lichamen die trans-Europese digitale overheidsdiensten reguleren, verlenen, beheren of uitvoeren (artikel 1, lid 2). Een openbaar lichaam heeft de betekenis uit de richtlijn open data, Richtlijn (EU) 2019/1024 (artikel 2, punt 6). Een trans-Europese digitale overheidsdienst is een digitale dienst die overheden aan elkaar of aan burgers en bedrijven in de Unie verlenen, en waarvoor interactie over de grenzen van de lidstaten heen nodig is via hun netwerk- en informatiesystemen.

Bedrijven zijn geen adressaat. De verordening legt een softwarehuis, een adviesbureau of een cloudaanbieder niets rechtstreeks op. Ze bereikt leveranciers via hun klanten. Drie voorbeelden:

• Een softwarebedrijf bouwde een vergunningenplatform voor een Belgisch gewest. Het gewest wisselt via dat platform gegevens uit met Nederlandse overheden. Het gewest moet die oplossing nu op verzoek kunnen delen met andere overheden.
• Een adviesbureau schrijft de technische specificaties voor een nieuwe nationale regel over e-facturatie die grensoverschrijdende uitwisseling raakt. Het ministerie moet vóór zijn beslissing een interoperabiliteitsbeoordeling maken en een verslag publiceren.
• Een start-up heeft een tool om bedrijfsdocumenten grensoverschrijdend te verifiëren. Ze kan deelnemen aan een testomgeving voor regelgeving die overheden opzetten.

De verplichtingen, artikel per artikel

Interoperabiliteitsbeoordeling (artikel 3, sinds 12 januari 2025). Voor een entiteit van de Unie of een openbaar lichaam beslist over nieuwe of ingrijpend gewijzigde bindende eisen, maakt het een interoperabiliteitsbeoordeling. Een bindende eis is een verplichting, verbod, voorwaarde, criterium of grens van juridische, organisatorische, semantische of technische aard die de grensoverschrijdende interoperabiliteit raakt (artikel 2, punt 15). De beoordeling kijkt naar de gevolgen voor grensoverschrijdende interoperabiliteit, de betrokken belanghebbenden en de Interoperabel Europa-oplossingen die kunnen helpen. Het lichaam publiceert een verslag op een officiële website, volgens de checklist in de bijlage, en bezorgt het aan de Interoperabel Europa-raad. Die publicatie mag intellectuele-eigendomsrechten en bedrijfsgeheimen niet in gevaar brengen. Het lichaam raadpleegt ook de ontvangers van de diensten die rechtstreeks geraakt worden (artikel 3, lid 4).

Delen en hergebruiken (artikel 4). Voor leveranciers is dit het belangrijkste artikel. Op verzoek moet een openbaar lichaam een interoperabiliteitsoplossing die een trans-Europese digitale overheidsdienst ondersteunt, ter beschikking stellen van een ander openbaar lichaam. Dat omvat de technische documentatie en, waar van toepassing, de versiegeschiedenis, gedocumenteerde broncode en de verwijzingen naar gebruikte open normen of technische specificaties. Een interoperabiliteitsoplossing is een herbruikbaar middel, zoals kaders, richtsnoeren, referentiearchitecturen, specificaties, normen, diensten en toepassingen, en gedocumenteerde technische componenten zoals broncode (artikel 2, punt 4).

De plicht geldt niet voor oplossingen waarop derden intellectuele-eigendomsrechten hebben die het delen beperken (artikel 4, lid 1, b). Ze geldt evenmin voor oplossingen buiten de publieke taak van het lichaam, of voor oplossingen die afgeschermd zijn om redenen van kritieke infrastructuur, defensie of openbare veiligheid. Het delende lichaam bepaalt de voorwaarden voor hergebruik, en mag daarin zijn aansprakelijkheid voor misbruik uitsluiten (artikel 4, lid 2). Een lichaam of een derde die een oplossing hergebruikt, mag ze aanpassen, tenzij intellectuele eigendom van een derde dat verhindert (artikel 4, lid 4). Delende en hergebruikende lichamen kunnen afspreken de kosten van verdere ontwikkeling te delen (artikel 4, lid 5).

Voorrang voor open licenties (artikel 4, lid 6). Bij de keuze van interoperabiliteitsoplossingen geven overheden voorrang aan oplossingen zonder beperkende licentievoorwaarden, zoals opensourceoplossingen, als ze gelijkwaardig zijn qua functionaliteit, totale kosten, gebruikersgerichtheid, cyberbeveiliging of andere relevante objectieve criteria. De verordening omschrijft een opensourcelicentie in artikel 2, punt 12.

Interoperabel Europa-oplossingen en het portaal (artikelen 5 tot 8). De Interoperabel Europa-raad beveelt oplossingen aan. Die krijgen het label "Interoperabel Europa-oplossing" en komen op het Interoperabel Europa-portaal. De raad werkt het Europees interoperabiliteitskader (EIF) uit, dat de Commissie kan vaststellen (artikel 6). Lidstaten houden in hun eigen kaders zoveel mogelijk rekening met het EIF.

Ondersteunende projecten en innovatie (artikelen 9 en 10). De raad kan projecten voorstellen om EU-beleid digitaal uit te voeren, en innoverende maatregelen waarbij GovTech-actoren betrokken kunnen zijn. GovTech is technologiegedreven samenwerking tussen publieke en private actoren die de digitale transformatie van de overheid ondersteunt (artikel 2, punt 9). Resultaten en oplossingen uit ondersteunende projecten komen openbaar op het portaal (artikel 9, lid 5).

Testomgevingen voor regelgeving (artikelen 11 en 12). Overheden kunnen testomgevingen voor regelgeving op het gebied van interoperabiliteit oprichten om oplossingen te ontwikkelen, te testen en te valideren. Eén doel is een open Europees GovTech-ecosysteem, ook met kmo's, onderzoeksinstellingen en start-ups. De deelnemers kunnen bedrijven betrekken die innoverende oplossingen willen testen, vooral kmo's en start-ups (artikel 12, lid 1). Deelname duurt hoogstens twee jaar, met één jaar te verlengen (artikel 12, lid 2). Ze steunt op een plan met rollen, regelgevingsvragen, risicobeheer, mijlpalen en, waar nodig, de verwerkte persoonsgegevens (artikel 12, lid 3). Deelnemers blijven naar Unie- en nationaal recht aansprakelijk voor schade die ze tijdens hun deelname veroorzaken (artikel 12, lid 5). Persoonsgegevens mogen in de testomgeving alleen voor een ander doel worden gebruikt onder de strikte voorwaarden van artikel 12, lid 6.

Gemeenschap en bestuur (artikelen 15 tot 18). Publieke en private belanghebbenden die in een lidstaat verblijven of er hun statutaire zetel hebben, kunnen zich op het portaal registreren als lid van de Interoperabel Europa-gemeenschap, die de raad met expertise bijstaat (artikel 16, lid 2). Elke lidstaat wijst bevoegde autoriteiten en één enkel contactpunt aan (artikel 17).

Het eenmaligheidssysteem en overheidsopdrachten

De verordening over één digitale toegangspoort verplicht de lidstaten om grensoverschrijdende gebruikers nationale online procedures op dezelfde manier te laten doorlopen als binnenlandse gebruikers, met elektronische identificatie en elektronisch bewijs (artikel 13). Het technische systeem voor de geautomatiseerde uitwisseling van bewijsstukken dekt de procedures van bijlage II en onder meer de procedures uit de aanbestedingsrichtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (artikel 14, lid 1). Het gebruik is voor gebruikers niet verplicht en gebeurt alleen op hun uitdrukkelijk verzoek (artikel 14, lid 4). De gebruiker kan het bewijsstuk vooraf bekijken en beslissen of hij verdergaat (artikel 14, lid 3, f). Bewijs dat via het systeem binnenkomt, geldt voor de aanvragende autoriteit als authentiek (artikel 14, lid 8).

In de praktijk

Reken erop dat overheidsklanten van bij de start naar hergebruik vragen. Een lichaam dat een oplossing op verzoek moet delen, wil daar de rechten voor hebben. Laat je standaardlicentie alleen gebruik door de aanbestedende overheid toe, dan zal die ofwel ruimere rechten onderhandelen, ofwel kiezen voor een gelijkwaardige oplossing met minder beperkende voorwaarden, zoals artikel 4, lid 6, vraagt.

Een softwarehuis levert een module voor dossierbeheer aan een federale overheidsdienst. De module wisselt gegevens uit met overheden in twee andere lidstaten. Vóór de ondertekening vraagt de dienst een licentie waarmee hij de module, met documentatie en broncode, kan delen met andere overheden en hen ze laat aanpassen. De leverancier houdt zijn kernbibliotheek eigendomsrechtelijk en scheidt die duidelijk af. Voor de overheidsdienst is die bibliotheek intellectuele eigendom van een derde, dus artikel 4, lid 1, b, is van toepassing. De interoperabiliteitslaag licentieert de leverancier ruimer, en hij biedt hergebruikende lichamen een eigen ondersteuningscontract aan.

Een adviesbureau maakt een interoperabiliteitsbeoordeling voor een ministerie. Zijn werkdocumenten beschrijven de architectuur van een leverancier. Het verslag wordt gepubliceerd. Het bureau duidt de bedrijfsgeheimen aan en spreekt met het ministerie af wat in het publieke verslag komt, op grond van de regel dat publicatie intellectuele eigendom en bedrijfsgeheimen niet in gevaar mag brengen.

Een start-up stapt in een testomgeving van drie overheden. Ze tekent het plan van de testomgeving, legt haar rol en mijlpalen vast en sluit een verzekering af, omdat ze aansprakelijk blijft voor schade die ze veroorzaakt.

Praktische stappen

1. Breng je overheidsklanten in kaart. Welke oplossingen ondersteunen diensten die de grens oversteken? Die kan artikel 4 raken.
2. Scheid de componenten. Leg vast wat van jou is, wat open source is en wat je van anderen in licentie hebt. Intellectuele eigendom van derden die delen beperkt, valt buiten de plicht, maar alleen als ze benoemd is.
3. Schrijf hergebruik in de licentie. Beslis vooraf of je delen met andere overheden, aanpassing en publicatie op het portaal toelaat, en tegen welke voorwaarden.
4. Prijs ondersteuning en onderhoud apart. Het delende lichaam kan waarborgen over samenwerking, ondersteuning en onderhoud vermelden (artikel 4, lid 2). Bied hergebruikende lichamen een rechtstreeks ondersteuningscontract aan.
5. Bescherm bedrijfsgeheimen in beoordelingen. Vraag de overheid aan te duiden wat niet gepubliceerd mag worden.
6. Hou bewijsstukken klaar voor aanbestedingen. Zorg dat je bedrijfsdocumenten elektronisch beschikbaar zijn, zodat grensoverschrijdende aanbestedingen het eenmaligheidssysteem kunnen gebruiken als je dat wil.

Veelgestelde vragen

Moet mijn bedrijf door deze verordening zijn broncode publiceren?

Nee. De verordening bindt entiteiten van de Unie en openbare lichamen. Een openbaar lichaam moet een oplossing, met gedocumenteerde broncode waar van toepassing, delen als een ander openbaar lichaam daarom vraagt. Wat intellectuele eigendom van derden verhindert, kan het niet delen. Wat het wel mag delen, hangt af van de licentie die jij gaf.

Sluit artikel 4, lid 6, eigendomsrechtelijke software uit van overheidsopdrachten?

Nee. Het vraagt overheden voorrang te geven aan oplossingen zonder beperkende licentievoorwaarden als die gelijkwaardig zijn op objectieve criteria zoals functionaliteit, totale kosten, gebruikersgerichtheid en cyberbeveiliging. Een eigendomsrechtelijke oplossing die op die criteria beter scoort, kan nog altijd gekozen worden.

Kan een bedrijf deelnemen aan een testomgeving voor regelgeving?

Ja, als de deelnemende overheden het erbij betrekken. Artikel 12, lid 1, noemt bedrijven die innoverende interoperabiliteitsoplossingen willen testen, vooral kmo's en start-ups. Deelname is in de tijd beperkt en steunt op een plan.

Moeten inschrijvers het eenmaligheidssysteem gebruiken?

Nee. Artikel 14, lid 4, van de verordening over één digitale toegangspoort bepaalt dat het gebruik voor gebruikers niet verplicht is. Je kan bewijsstukken nog altijd rechtstreeks aan de overheid bezorgen.

Hoe dit samenhangt

Voor de aanbestedingsprocedure zelf, zie een request for information of proposal organiseren. De voorgestelde Cloud and AI Development Act zou betrouwbaarheidsniveaus voor de aankoop van clouddiensten toevoegen, en een EU-catalogus voor opensourcesoftware die overheden vrijgeven. We toetsen licenties voor overheidsklanten en stellen de voorwaarden over hergebruik, ondersteuning en aansprakelijkheid op met Document Studio, ons eigen systeem voor documentanalyse en -opmaak, en we toetsen bestaande voorwaarden met de clausulebibliotheek en risicoanalyse. Ons team commerciële contracten en transacties voert de onderhandeling.

Geciteerde bepalingen: Verordening (EU) 2024/903, artikelen 1 tot 4, 6, 7, 9 tot 12, 16, 17 en 23 en de bijlage; Verordening (EU) 2018/1724, artikelen 13, 14 en 39.

Belangrijke data:

• 12 december 2023: eenmaligheidssysteem en grensoverschrijdende online procedures van toepassing
• 11 april 2024: verordening Interoperabel Europa in werking
• 12 juli 2024: verordening Interoperabel Europa van toepassing
• 12 januari 2025: interoperabiliteitsbeoordelingen (artikel 3, leden 1 tot 4) en nationale bevoegde autoriteiten (artikel 17) van toepassing