Privacybeleid van pitch.law

Dit privacybeleid legt uit hoe en wanneer

1. PITCH BV, een besloten vennootschap met maatschappelijke zetel te Grétrystraat 54, 2018 Antwerpen, België, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen met nummer 1013.954.658; en  

2. PITCH PATENTS BV, een besloten vennootschap met maatschappelijke zetel te Vinkenstraat 10, 2440 Geel (België), ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0781.754.276;  

hierna "PITCH", "wij" of "ons" genoemd;

uw persoonsgegevens verwerken wanneer u onze website pitch.law bezoekt (hierna: de "Website"), een beroep doet op onze diensten of deelneemt aan onze vergaderingen.  

PITCH BV en PITCH PATENTS BV treden op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken voor de verwerking van uw persoonsgegevens.  

1. Algemeen

De volgende termen die doorheen dit privacybeleid worden gebruikt, hebben de volgende betekenis:

"persoonsgegevens" betekent alle informatie betreffende u als individu of informatie die het mogelijk maakt u te identificeren.

"Algemene Verordening Gegevensbescherming" (hierna: de "AVG") betekent Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

Wij hebben gepaste maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens beschermd zijn tegen ongeoorloofde toegang, verwijdering of wijziging. Wij leveren alle redelijke inspanningen om uw privacybelangen te beschermen conform de toepasselijke wetgeving en best practices.

2. Aard en wijze van persoonsgegevens die door ons worden verwerkt

Gebruik van de Website

Hosting en beveiliging. De Website wordt gehost door Cloudflare. Om pagina’s te tonen en de Website tegen misbruik te beschermen, verwerkt Cloudflare technische gegevens zoals uw IP-adres, het type browser en de opgevraagde pagina. Wij gebruiken deze gegevens niet om u te identificeren. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, goed werkende website (artikel 6, lid 1, f) AVG).

Bezoekersstatistieken. Wij gebruiken Cloudflare Web Analytics om bezoeken te tellen en te zien welke pagina’s gelezen worden. Daarbij worden geen cookies gebruikt en wordt niets op uw toestel opgeslagen. Er wordt geen profiel van u opgebouwd en u wordt niet gevolgd over andere websites. Het registreert, op geaggregeerd niveau: de bezochte pagina, de verwijzende website, het type browser en besturingssysteem, het land en de laadtijd van pagina’s. Uw IP-adres wordt voor deze statistieken niet gebruikt. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van de Website (artikel 6, lid 1, f) AVG).

Vragen en afspraken. Wanneer u ons via de Website een vraag stuurt, ontvangen wij uw vraag, uw naam, uw e-mailadres, de pagina van waaruit u ze verstuurde en de onderwerpen die de Website voorstelde. Wanneer u een afspraak boekt, ontvangen wij uw naam, uw e-mailadres, het gekozen tijdstip en waarover u het wilt hebben. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om u te antwoorden en om de afspraak voor te bereiden en te laten plaatsvinden. Vragen bereiken ons per e-mail via Microsoft 365; afspraken worden geboekt in Microsoft Bookings. Rechtsgrond: stappen die u ons vraagt te zetten vóór een mogelijke opdracht, en ons gerechtvaardigd belang om u te antwoorden (artikel 6, lid 1, b) en f) AVG). Vragen die niet tot een opdracht leiden, worden 12 maanden na ontvangst verwijderd.

Botcontrole. Om geautomatiseerde spam te weren, gebruikt het vraagformulier Cloudflare Turnstile. Dat controleert signalen van uw browser, zoals uw IP-adres en browserkenmerken, om mensen van bots te onderscheiden. Cloudflare gebruikt deze gegevens enkel voor die controle en niet voor reclame. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij de bescherming van de Website (artikel 6, lid 1, f) AVG).

WhatsApp. De Website bevat een link naar ons WhatsApp-nummer. Een klik op die link opent alleen WhatsApp; er wordt niets verstuurd tot u ons een bericht stuurt. Wanneer u ons via WhatsApp een bericht stuurt, ontvangen wij uw telefoonnummer, uw profielnaam en uw berichten, en gebruiken wij die uitsluitend om u te antwoorden en, waar nodig, een opdracht voor te bereiden. WhatsApp wordt aangeboden door WhatsApp Ireland Limited (Meta), dat deze gegevens verwerkt onder zijn eigen voorwaarden en privacybeleid. Wilt u dat liever niet, dan kunt u ons ook per e-mail of via het formulier op de Website bereiken. Rechtsgrond: stappen die u ons vraagt te zetten vóór een mogelijke opdracht, en ons gerechtvaardigd belang om u te antwoorden (artikel 6, lid 1, b) en f) AVG). Gesprekken die niet tot een opdracht leiden, worden 12 maanden na het laatste bericht verwijderd.

Advertenties. Wij adverteren in de zoekresultaten van Google. Klikt u op een van onze advertenties, dan bevat het adres van de pagina waarop u terechtkomt de naam van de advertentiecampagne (bijvoorbeeld ‘utm_campaign=merken’). De Website slaat die niet op en meldt uw bezoek niet terug aan Google. Alleen als u ons daarna zelf een vraag stuurt, een afspraak boekt of een download aanvraagt, noteren wij die campagnenaam bij uw aanvraag, zodat wij weten welke campagnes nuttig zijn. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij de evaluatie van onze reclame (artikel 6, lid 1, f) AVG). Google verwerkt de klik op zijn eigen advertentie onder zijn eigen privacybeleid; wij gebruiken geen conversiemeting, remarketing of leadformulieren van Google.

Academy-downloads. Wanneer u een gids of rapport aanvraagt in de Academy, ontvangen wij uw e-mailadres, uw naam als u die opgeeft, de gevraagde download, uw taal, of u onze updates wenst te ontvangen en wanneer u het bestand downloadde. Wij gebruiken deze gegevens om u de downloadlink te e-mailen (7 dagen geldig) en, enkel als u het vakje aanvinkte, om u nieuws te sturen over verwante gidsen, cursussen en evenementen, hooguit één keer per maand. Rechtsgrond: het leveren van de door u gevraagde download (artikel 6, lid 1, b) AVG) en, voor de updates, uw toestemming (artikel 6, lid 1, a) AVG), die u op elk moment kunt intrekken door te schrijven naar [email protected]. Aanvragen worden 24 maanden na uw laatste aanvraag verwijderd; als u updates wenste, bewaren wij uw adres tot u uw toestemming intrekt.

Academy-cursussen en -accounts. Om een cursus te volgen, maakt u een account aan met uw naam, uw e-mailadres en een wachtwoord. Uw wachtwoord bewaren wij enkel in een beveiligde (gehashte) vorm die wij niet kunnen lezen. Daarnaast bewaren wij uw taal, uw keuze over onze updates, de cursussen waarvoor u zich inschreef en de lessen die u afwerkte. Zolang u aangemeld bent, bewaart uw browser één cookie (__Host-academy) met enkel een willekeurige aanmeldcode; die is strikt noodzakelijk om u aangemeld te houden, wordt voor niets anders gebruikt en vervalt na 30 dagen of wanneer u zich afmeldt. Ter bescherming van de accounts worden mislukte aanmeldpogingen hooguit één dag bijgehouden. Rechtsgrond: het leveren van het door u gevraagde account en de cursussen (artikel 6, lid 1, b) AVG), uw toestemming voor de updates (artikel 6, lid 1, a) AVG) en ons gerechtvaardigd belang bij veilige accounts (artikel 6, lid 1, f) AVG). U kunt uw account op elk moment zelf verwijderen via “Mijn account”; daarmee verwijdert u uw account, uw voortgang en uw downloadaanvragen. Accounts die nooit bevestigd worden, worden na 7 dagen verwijderd. De gegevens van de Academy worden door Cloudflare bewaard binnen de Europese Unie; de e-mails worden verstuurd via Microsoft 365. De hierboven beschreven botcontrole beschermt ook de formulieren van de Academy.

Dienstverleners. Cloudflare, Inc., Microsoft Corporation en DigitalOcean, LLC verwerken deze gegevens in onze opdracht, als verwerkers (zie het overzicht in punt 3). Voor elk van hen hebben wij gekozen voor datacenters in de Europese Unie. Omdat deze dienstverleners een moedervennootschap in de Verenigde Staten hebben, kunnen gegevens uitzonderlijk van buiten de Europese Economische Ruimte worden geraadpleegd, bijvoorbeeld voor ondersteuning of beveiliging; dat gebeurt dan op basis van het EU-VS-kader voor gegevensbescherming of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Vergaderingen in Microsoft Teams

Opnames en transcripties. Onze vergaderingen in Microsoft Teams, met klanten, intern of als webinar, nemen wij op en schrijven wij uit, zodat ons dossier volledig en juist is. De organisator kan de opname voor een vergadering uitschakelen. Loopt de opname of transcriptie, dan ziet elke deelnemer daarvan een melding in Teams; ook de uitnodiging voor de vergadering vermeldt het. Opnames en transcripties worden bewaard in Microsoft 365, in de OneDrive van de organisator. Opnames en transcripties worden automatisch gewist na 120 dagen. Een samenvatting van de vergadering bewaren wij in het dossier waarover ze gaat, even lang als de rest van dat dossier (punt 3, “Bewaring van gegevens”). Rechtsgrond: voor een vergadering over een opdracht, de uitvoering van die opdracht (artikel 6, lid 1, b) AVG), en voor elke vergadering ons gerechtvaardigd belang bij een volledig en juist dossier (artikel 6, lid 1, f) AVG). Microsoft verwerkt de opnames en transcripties in onze opdracht, als verwerker (zie punt 3). Uw rechten uit punt 5 gelden ook hier, waaronder het recht om bezwaar te maken.

Social media links

De Website bevat links naar onze Instagram, LinkedIn en YouTube sociale media-accounts die toegankelijk zijn door op de bijbehorende knoppen te klikken. U aanvaardt en begrijpt dat door op die links te klikken bepaalde accountinformatie mogelijk wordt verwerkt door dat specifieke platform en aan ons wordt doorgegeven.  

3. Onze maatregelen om uw privacy te beschermen

Doorgifte van uw persoonsgegevens aan derden

Tenzij wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, geven wij geen van uw persoonsgegevens door aan derden zonder uw uitdrukkelijke toestemming.  

Technische maatregelen ter bescherming van uw privacy

Wij nemen redelijke maatregelen om uw informatie te beschermen tegen verlies, diefstal, misbruik en ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging en vernietiging.  

U erkent en aanvaardt echter uitdrukkelijk dat de overdracht van informatie via het internet in het algemeen nooit volledig veilig, privé of vertrouwelijk is. Informatie die via de Website wordt verstuurd of ontvangen, kan daarom door overheden en/of derden worden onderschept, ontsleuteld, ingezien en/of gebruikt, via e-mail of via een van onze diensten, ook wanneer technologie wordt gebruikt die deze informatie-uitwisseling versleutelt.

Bewaring van gegevens

Tenzij langere wettelijke bewaartermijnen gelden, worden de persoonsgegevens die wij verwerken automatisch verwijderd binnen de volgende termijnen:

• persoonsgegevens verwerkt naar aanleiding van uw bezoek aan de Website: 2 maanden;
• persoonsgegevens verwerkt naar aanleiding van een ingevuld contactformulier: 12 maanden;
• downloadaanvragen in de Academy: 24 maanden na uw laatste aanvraag, of tot u uw toestemming voor updates intrekt; accounts in de Academy: tot u uw account verwijdert (punt 2);
• opnames en transcripties van Teams-vergaderingen: 120 dagen; de samenvatting van een vergadering: zolang het dossier waarover ze gaat (punt 2).

Beveiliging

Wij hanteren strikte regels en beveiligingsmaatregelen om de gegevens van bezoekers in onze computersystemen en bestanden te beschermen. Onze medewerkers hebben enkel toegang tot de gegevens van bezoekers die zij nodig hebben om hun werk te doen en u van dienst te zijn. Alle medewerkers zijn verplicht de privacy van bezoekers te respecteren.

Wij doen al het mogelijke om onze servers, toepassingen en databanken veilig te houden en te beschermen tegen ongeoorloofde toegang en gebruik, met fysieke, administratieve en technische maatregelen.

Dienstverleners

Voor de werking van onze Website en onze dienstverlening doen wij een beroep op een klein aantal technische dienstverleners. Elk van hen treedt op als onze verwerker en is verplicht uw persoonsgegevens te beschermen met passende technische en organisatorische maatregelen. Dit zijn alle verwerkers waarop wij een beroep doen:

• Cloudflare (gegevens bewaard in de Europese Unie): hosting en beveiliging van de Website, bezoekersstatistieken, de botcontrole, en de opslag van de vragen die u via de Website verstuurt, de gegevens van de Academy en onze back-ups.
• Microsoft 365 (Europese Unie): onze e-mail, agenda en afspraakboekingen, en de opnames en transcripties van onze Teams-vergaderingen.
• DigitalOcean (datacenters in Amsterdam, Nederland, en Frankfurt, Duitsland): de servers waarop onze eigen systemen draaien.

Neemt u via WhatsApp contact met ons op, dan verwerkt ook WhatsApp Ireland Limited (Meta) uw berichten, onder zijn eigen verantwoordelijkheid (zie punt 2).

4. Cookies

Wanneer u de Website bezoekt, worden geen persoonsgegevens over u verzameld: de Website gebruikt geen trackingcookies, pixels of vergelijkbare technologieën, maakt geen profiel van u op en bewaart niets op uw toestel. Daarom toont de Website geen cookiebanner: er is niets om mee in te stemmen. Persoonsgegevens bereiken ons pas wanneer u ervoor kiest ons een vraag te sturen, een afspraak te boeken, een download uit de Academy aan te vragen of een account in de Academy aan te maken (punt 2). De enige cookie die de Website kan plaatsen, is de aanmeldcookie van de Academy, en dat pas wanneer u zich aanmeldt (punt 2). Bezoekersstatistieken worden zonder cookies geteld, zoals beschreven in punt 2.

Verandert dit ooit, dan passen wij eerst dit beleid aan en vragen wij uw toestemming waar de wet dat vereist.

5. Uw rechten

In dit punt leggen wij uit welke rechten u hebt op grond van de AVG en hoe u ze kunt uitoefenen.

U hebt het recht om:

• inzage te vragen in de verwerkte persoonsgegevens;
• de verbetering, verwijdering of beperking van uw persoonsgegevens te vragen;
• bezwaar te maken tegen de (geautomatiseerde) verwerking;
• uw eerder gegeven toestemming voor bepaalde verwerkingen in te trekken.

U kunt uw rechten als volgt uitoefenen:

1. schriftelijk: met een brief aan de adressen vermeld in punt 1, waarin u aangeeft welke rechten u wilt uitoefenen, met een kopie van uw identiteitskaart (voor- en achterzijde); en

2. elektronisch: met een e-mail aan [email protected], waarin u aangeeft welke rechten u wilt uitoefenen, met een kopie van uw identiteitskaart (voor- en achterzijde).

Vraagt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij over u hebben verzameld, dan bezorgen wij u binnen een redelijke termijn een pdf-document.

In bepaalde gevallen kunnen wij uw verzoek geheel of gedeeltelijk weigeren, onder meer, maar niet uitsluitend, vanwege de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen. Wij motiveren een weigering altijd.

Uw gegevens worden minstens bewaard zolang de wet dat vereist. Tenzij u ons vraagt uw persoonsgegevens te verwijderen of wij daartoe wettelijk verplicht zijn, worden uw persoonsgegevens automatisch verwijderd na de bewaartermijnen hierboven.

6. Contact en klachten

U kunt ons contacteren via e-mail op [email protected]. U stemt er daarbij uiteraard mee in dat wij de gegevens in die e-mail verwerken. Wij verwerken uw persoonsgegevens enkel om uw vraag te beantwoorden.

Hebt u een klacht over de manier waarop wij uw gegevens verwerken of bewaren, neem dan gerust contact met ons op via [email protected]. Wij lossen het graag met u op waar dat kan.

U kunt altijd een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.

7. Wijzigingen

Dit privacybeleid kan van tijd tot tijd worden herzien.

Wijzigingen publiceren wij op onze Website en, waar passend, brengen wij u per e-mail op de hoogte. Wij raden u aan het privacybeleid te raadplegen wanneer u de Website bezoekt, zodat u op de hoogte blijft van onze verwerkingen en van de manier waarop wij uw privacy beschermen.